pertemuan 7

ASPEK MANAJEMEN PROYEK

NUR ISTIQAMAH, SP

Perencanaan Pelaksanaan Proyek

Pada tahap ini diidentifikasi berbagai kegiatan yang perlu dilakukan, lama waktu masing-masing kegiatan dan biayanya.

Langkah pertama merancang pelaksanaan proyek yaitu membaginya ke dalam berbagai kegiatan.  Biasanya pembagian ini dapat dilakukan dengan alokasi sumber daya dan waktu. Sehingga pemberi proyek mengetahui secara garis besar kegiatan apa saja yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek tersebut dan berapa dana dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Next............

Langkah kedua yaitu menentukan skedul/jadwal kegiatan dalam proyek. Semua kegiatan besarta jangka waktu masing-masing kegiatan tersebut akan disusun dalam suatu rencana yang menyeluruh (dengan mengingat spesifikasi teknisnya) sehingga bisa diperkirakan kapan proyek tersebutakan selesai dan siap beroperasi secara komersial.

Dalam hal ini biasanya digunakan bantuan teknik /cara seperti bagan GANTT (GANTT chart) atau diperluas dengan dengan menggunakan analisa jaringan (network analysis) seperti PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Tujuan utama penggunaan teknik-teknik tersebut adalah untuk membantu pihak perencana agar lebih mudah memperkirakan kapan suatu proyek akan selesai.

Dengan demikian dalam perencanaan itu perlu diatur tentang :

Apa saja yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan proyek : bagaimana melakukannya, siapa yang akan melakukan dan kapan harus melakukan.

Fasilitas-fasilitas apa saja yang akan disediakan untuk melaksanakan berbagai kegiatan terebut agar tepat pada waktunya ( seperti dana, personalia, logistik, dan sebagainya).

Pengawasan yang diperlukan termasuk peninjauan secara periodik.

Bagan GANTT

Bagan ini dipergunakan oleh H.L. Gantt untuk mengatasi masalah pengawasan produksi. Bagan ini pada dasarnya merupakan suatu bagan yang menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan dan menunjukkan yang terdapat antara semua tahap atau tingkat pekerjaan ini.

Bagan Gantt merupakan gambaran dari macam-macam bagan yang mempunyai fungsi untuk :

Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu.

Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan.

Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan.

Contoh bagan Gantt :

GANTT Chart
==================================
• Merupakan bagan/diagram batang.
• Digunakan untuk mengislustrasikan tugas-tugas proyek terhadap kalender.
• Dikemukakan pertama kali oleh Henry L. GANTT pada tahun 1917. Seorang Ir di departemen pertahanan Amerika Serikat di Aberdeen Maryland
• Merupakan peralatan penjadwalan proyek dan evaluasi perkembangan yang paling umum digunakan.
• Bagan GANTT berguna untuk melihat saat mulai dan saat berakhirnya tugas-tugas dan subtugas proyek secara mudah.
• Bagan GANTT lebih efektif untuk mengkomunikasikan jadwal.
• Bagan GANTT berasal dari struktur WBS anda.
• Outline WBS anda dapat digambarkan dengan GANTT Chart.
• GANTT Chart menggambarkan masing-masing tugas secara kronologis.
• Bagan GANTT dengan Balok-balok.
• Bagan GANTT dengan segi tiga –segi tiga.
• Software yang membantu pembuatan GANTT Chart salah satunya adalah Microsoft Project.
------------------------------------------
Keterangan GANTT Chart
• Tiap batang mewakili tugas proyek yang diberi nama. Tugas-tugas didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Garis horizontal adalah garis waktu kalender.
• Bagan GANTT menunjukkan dengan jelas tugas-tugas yang overlap, yaitu tugas-tugas yang dapat dikerjakan dalam waktu yang sama.
• Bagan-bagan tersebut dapat diberi warna untuk mengindikasikan dengan jelas persentase penyelesaian dan perkembangan proyek.

Keterangan :

Sumbu datar dari bagan ini adalah skala waktu.

Segi empat dalam bagan tersebut menunjukkan kegiatan yang harus dilakukan, lama kegiatan ditunjukkan dari panjang segi empat tersebut.

Lingkaran pada bagan tersebut menunjukkan keadaan dari tingkat tertentu dari keseluruhan pekerjaan.  Lingkaran itu disebut juga milestone. Dan ini menunjukkan bahwa milestone kedua tidak bisa dimulai sebelum milestone 1 selesai dan demikian selanjutnya.

Ketiga segi empat dalam bagan tersebut menunjukkan keseluruhan proyek.

PERT

MENOLONG KITA DALAM HAL :

Perencanaan suatu proyek yang kompleks

Penjadwalan pekerjaan-pekerjaan sedemikian rupa dalam urutan yang praktis dan efisien.

Mengadakan pembagian kerja tenaga dan sumber dana lain yang tersedia.

Penjadwalan ulangan untuk mengatasi hambatan-hambatan dan kelambatan-kelambatan.

Menentukan trade off (kemungkinan pertukaran) antara waktu dan biaya, berapa rupiah biayanya untuk suatu pekerjaan.

Menentukan kemungkinan untuk menyelesaikan suatu proyek  tertentu.

Data yang diperlukan

Ada 3 tipe data pokok yang diperlukan untuk mengadakan analisa jaringan bagi suatu proyek :

Taksiran mengenai waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.

Urutan pekerjaan

Biaya untuk mempercepat setiap kegiatan. Misalnya biaya lembur atau biaya-biaya lain yang implisit dalam menyediakan pekerja yang lebih banyak untuk pekerjaan tersebut.

Aturan dalam membuat diagram :

Events : suatu even (kejadian) adalah suatu keadaan tertentu yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Aktivitas : suatu aktivitas adalah pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian tertentu.

Dalam PERT kejadian diberi simbol lingkaran dan aktivitas diberi simbol anak panah yang menghubungkan kedua lingkaran tersebut.

Menaksir waktu :

Waktu dalam PERT biasanya dinyatakan dalam satuan minggu kalender dengan formula sebagai berikut :

Waktu dalam minggu kalender =

Karena adanya unsur ketidakpastian dalam menaksir waktu, waktu taksiran untuk suatu kegiatan lebih baik dinyatakan dalam distribusi probabilitas daripada hanya taksiran satu titik.

Terima Kasih.........