pertemuan 7

ASPEK MANAJEMEN PROYEK

NUR ISTIQAMAH, SP

Perencanaan Pelaksanaan Proyek

Pada tahap ini diidentifikasi berbagai kegiatan yang perlu dilakukan, lama waktu masing-masing kegiatan dan biayanya.

Langkah pertama merancang pelaksanaan proyek yaitu membaginya ke dalam berbagai kegiatan.  Biasanya pembagian ini dapat dilakukan dengan alokasi sumber daya dan waktu. Sehingga pemberi proyek mengetahui secara garis besar kegiatan apa saja yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek tersebut dan berapa dana dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Next............

Langkah kedua yaitu menentukan skedul/jadwal kegiatan dalam proyek. Semua kegiatan besarta jangka waktu masing-masing kegiatan tersebut akan disusun dalam suatu rencana yang menyeluruh (dengan mengingat spesifikasi teknisnya) sehingga bisa diperkirakan kapan proyek tersebutakan selesai dan siap beroperasi secara komersial.

Dalam hal ini biasanya digunakan bantuan teknik /cara seperti bagan GANTT (GANTT chart) atau diperluas dengan dengan menggunakan analisa jaringan (network analysis) seperti PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Tujuan utama penggunaan teknik-teknik tersebut adalah untuk membantu pihak perencana agar lebih mudah memperkirakan kapan suatu proyek akan selesai.

Dengan demikian dalam perencanaan itu perlu diatur tentang :

Apa saja yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan proyek : bagaimana melakukannya, siapa yang akan melakukan dan kapan harus melakukan.

Fasilitas-fasilitas apa saja yang akan disediakan untuk melaksanakan berbagai kegiatan terebut agar tepat pada waktunya ( seperti dana, personalia, logistik, dan sebagainya).

Pengawasan yang diperlukan termasuk peninjauan secara periodik.

Bagan GANTT

Bagan ini dipergunakan oleh H.L. Gantt untuk mengatasi masalah pengawasan produksi. Bagan ini pada dasarnya merupakan suatu bagan yang menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan dan menunjukkan yang terdapat antara semua tahap atau tingkat pekerjaan ini.

Bagan Gantt merupakan gambaran dari macam-macam bagan yang mempunyai fungsi untuk :

Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu.

Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan.

Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan.

Contoh bagan Gantt :

GANTT Chart
==================================
• Merupakan bagan/diagram batang.
• Digunakan untuk mengislustrasikan tugas-tugas proyek terhadap kalender.
• Dikemukakan pertama kali oleh Henry L. GANTT pada tahun 1917. Seorang Ir di departemen pertahanan Amerika Serikat di Aberdeen Maryland
• Merupakan peralatan penjadwalan proyek dan evaluasi perkembangan yang paling umum digunakan.
• Bagan GANTT berguna untuk melihat saat mulai dan saat berakhirnya tugas-tugas dan subtugas proyek secara mudah.
• Bagan GANTT lebih efektif untuk mengkomunikasikan jadwal.
• Bagan GANTT berasal dari struktur WBS anda.
• Outline WBS anda dapat digambarkan dengan GANTT Chart.
• GANTT Chart menggambarkan masing-masing tugas secara kronologis.
• Bagan GANTT dengan Balok-balok.
• Bagan GANTT dengan segi tiga –segi tiga.
• Software yang membantu pembuatan GANTT Chart salah satunya adalah Microsoft Project.
------------------------------------------
Keterangan GANTT Chart
• Tiap batang mewakili tugas proyek yang diberi nama. Tugas-tugas didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Garis horizontal adalah garis waktu kalender.
• Bagan GANTT menunjukkan dengan jelas tugas-tugas yang overlap, yaitu tugas-tugas yang dapat dikerjakan dalam waktu yang sama.
• Bagan-bagan tersebut dapat diberi warna untuk mengindikasikan dengan jelas persentase penyelesaian dan perkembangan proyek.

Keterangan :

Sumbu datar dari bagan ini adalah skala waktu.

Segi empat dalam bagan tersebut menunjukkan kegiatan yang harus dilakukan, lama kegiatan ditunjukkan dari panjang segi empat tersebut.

Lingkaran pada bagan tersebut menunjukkan keadaan dari tingkat tertentu dari keseluruhan pekerjaan.  Lingkaran itu disebut juga milestone. Dan ini menunjukkan bahwa milestone kedua tidak bisa dimulai sebelum milestone 1 selesai dan demikian selanjutnya.

Ketiga segi empat dalam bagan tersebut menunjukkan keseluruhan proyek.

PERT

MENOLONG KITA DALAM HAL :

Perencanaan suatu proyek yang kompleks

Penjadwalan pekerjaan-pekerjaan sedemikian rupa dalam urutan yang praktis dan efisien.

Mengadakan pembagian kerja tenaga dan sumber dana lain yang tersedia.

Penjadwalan ulangan untuk mengatasi hambatan-hambatan dan kelambatan-kelambatan.

Menentukan trade off (kemungkinan pertukaran) antara waktu dan biaya, berapa rupiah biayanya untuk suatu pekerjaan.

Menentukan kemungkinan untuk menyelesaikan suatu proyek  tertentu.

Data yang diperlukan

Ada 3 tipe data pokok yang diperlukan untuk mengadakan analisa jaringan bagi suatu proyek :

Taksiran mengenai waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.

Urutan pekerjaan

Biaya untuk mempercepat setiap kegiatan. Misalnya biaya lembur atau biaya-biaya lain yang implisit dalam menyediakan pekerja yang lebih banyak untuk pekerjaan tersebut.

Aturan dalam membuat diagram :

Events : suatu even (kejadian) adalah suatu keadaan tertentu yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Aktivitas : suatu aktivitas adalah pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian tertentu.

Dalam PERT kejadian diberi simbol lingkaran dan aktivitas diberi simbol anak panah yang menghubungkan kedua lingkaran tersebut.

Menaksir waktu :

Waktu dalam PERT biasanya dinyatakan dalam satuan minggu kalender dengan formula sebagai berikut :

Waktu dalam minggu kalender =

Karena adanya unsur ketidakpastian dalam menaksir waktu, waktu taksiran untuk suatu kegiatan lebih baik dinyatakan dalam distribusi probabilitas daripada hanya taksiran satu titik.

Terima Kasih.........

pertemuan 6

ASPEK EKONOMI PROYEK

Studi Kelayakan Investasi dalam Agribisnis By Nur Istiqamah, SP

Analisis Ekonomi dan Analisis Keuangan

Analisis ekonomi suatu proyek tidak hanya memperhatikan manfaat yang dinikmati dan pengorbanan yang ditanggung oleh perusahaan, tetapi semua pihak dalam perekonomian.

Analisis finansial/keuangan adalah analisis yang hanya membatasi manfaat dan pengorbanan dari sudut pandang perusahaan.

Analisis ekonomi penting dilakukan untuk proyek-proyek yg berskala besar yang menimbulkan penambahan suplay dan demand pada produk-produk tertentu karena dampak yang ditimbulkan pada ekonomi nasional cukup berarti. 

Analisis ekonomi dilakukan dg alasan karena adanya :

Ketidak sempurnaan pasar (termasuk didalamnya berbagai distorsi yang timbul karena peraturan pemerintah). Cth adanya pengendalian harga (termasuk pengendalian suku bunga kredit), proteksi, kedudukan monopoli, dsb.

Adanya pajak dan subsidi. Pajak berarti pendistribusian sebagian kekayaan konsumen atau perusahaan ke pemerintah.

Berlakunya konsep consumer surplus dan producers surplus. 

Analisis biaya dan manfaat sosial melakukan analisis dengan memperhatikan tambahan faktor-faktor berikut ini :

Masalah externalitas.

Perhatian akan pendistribusian penghasilan yang lebih merata.

Perhatian akan peningkatan saving yang diharapkan akan meningkatkan investasi.

Pertimbangan akan merit wants. Dimata masyarakat mungkin suatu proyek lebih diperlukan dari proyek lain. Misalnya proyek makanan bayi mungkin akan dinilai mempunyai merit yang lebih tinggi (artinya lebih diinginkan) daripada pabrik yang menghasilkan minuman keras.

Penerapan konsep consumer surplus untuk analisis ekonomi :

Misalkan fungsi permintaan akan suatu produk adalah :

Q = 90 – 3P

Dan fungsi penawaran adalah,

Q = -7,5 + 1,8P

Dengan demikian bisa dihitung Q(ekuilibrium) =30 unit dan P(ekuilibrium)= Rp.20,-

Harga                         Demand dan Suplay Suatu Produk

Misalkan ada suatu proyek yang akan menambahkan supply sebesar 10 unit. Karena ada penambahan supply ini maka kurva penawaran akan bergeser ke kanan sehingga harga akan turun. Pergeseran kurva penawaran tersebut ditunjukkan dari kurva penawaran yang barucyaitu DS’.

Persamaan kurva penawaran yang lama bisa dituliskan menjadi : P = 4+(16/30)Q

Kurva penawaran yg baru msh mempunyai slope yang sama.

Dengan pergeseran kurva penawaran yang baru tersebut maka akan terbentuk harga ekuilibrium baru yaitu :

P(ekuilibrium)= Rp. 18

Q’ (ekuilibrium) = 36,15 unit (Q2).

Ini berarti dengan adanya proyek yg akan menambah supply sebesar 10 unit akan mengakibatkan sebagian produsen yang lama mengurangi produksinya karena penurunan harga.

Next..........

Bagi produsen baru (yg menjalankan proyek) revenue yg diterimannya adalah :

10 x Rp. 18 = Rp.180.

Pihak yg diuntungkan adalah konsumen krn konsumen dapat membeli dg harga Rp.18 dan bukan lagi Rp.20

Harga Bayangan untuk Resources

Input dan output yang diperdagangkan(tradeable). Suatu produk dikatakan diperdagangkan apabila kita bisa memperolehnye di pasar dunia.

Input dan output yang diperdagangkan (non tradeable). Suatu produk dikatakan tidak diperdagangkan apabila harga impornya lebih besar daripada biaya produksi domestik dan harga ekspornya lebih kurang dari biaya produksi domestik.

Next.........

Tenaga kerja

Modal dengan memperhatikan oppurtunity cost

Valuta asing dengan memperhatikan kurs resmi dan kurs pasar.

Ilustrasi Analisa Ekonomi

Suatu proyek investasi direncanakan akan menghasilkan 1.000.000 unit produk per tahun. Sebagai akibat penambahan supply tersebut harga produk diperkirakan akan turun dari Rp. 600 menjadi Rp.500 per unit.

Biaya bahan baku yang diperlukan dalam satu tahun sebesar Rp. 50 juta per tahun. Sebagaimana di negara yang sedang berkembang ditaksir tenaga terlatih tersebut underpaid 50 %.

Tenaga kerja tidak terlatih dibayar juga sebesar Rp. 50 juta setahun. Tenaga kerja tak terlatih ditaksir hanya mempunyai oppurtunity cost sebesar 62,5 %.

Next...

Aktiva tetap disusut 10% per tahun tanpa nilai sisa. Aktiva tetap yang disusut dibeli dengan harga Rp. 500 juta(termasuk mesin-mesin). Mesin senilai Rp. 200 juta diimpor dg bea masuk 10%. Tanah dibeli dg harga Rp. 80 juta. Diperkirakan tanah tersebut bisa dijual dengan harga Rp. 140 juta.

Perusahaan memperoleh kredit sebesar Rp. 250 juta dengan suku bunga yang umum berlaku yaitu sebesar 20%.

Biaya-biaya lain sebesar Rp.60 juta per tahun. Biaya-biaya ini sesuai dengan harga pasarnya. 

erusahaan membayar pajak penghasilan dengan tarif sebesar  25%.

pertemuan 5

                                         ASPEK TEKNIS PROYEK

•       Lokasi Proyek

•       Lokasi proyek untuk perusahaan industri mencakup dua pengertian yaitu lahan pabrik serta lokasi untuk pabrik.

•       Dalam suatu proyek dimungkinkan kedua lokasi tersebut berbeda atau berjauhan tempat.

•       Beberapa variabel yang perlu diperhatikan untuk pemilihan lokasi Proyek dibedakan dalam dua golongan besar yaitu variabel utama dan variabel non utama.

•       Variabel utama antara lain :

•             Ketersediaan bahan mentah

Ø   Jumlah kebutuhan bahan mentah satu periode (tahun) dan selama usia investasi

Ø   Kelayakan harga bahan mentah baik sekarang maupun akan datang

Ø   Kapasitas, kualitas dan kontinuitas sumber bahan mentah

Ø   Biaya-biaya  pendahuluan yang diperlukan sebelum bahan mentah  siap diproses, misalnya biaya pengangkutan dll.

•       Next........

b. Letak pasar yang dituju

c. Tenaga listrik dan air

•             Suplay tenaga kerja  : tersedianya tenaga kerja baik yang terdidik maupun yang terlatih akan berpengaruh terhadap biaya produksi.

•             Fasilitas transportasi :  berkaitan erat dengan pertimbangan bahan mentah dan pertimbangan pasar.

•       Variabel non utama :

•             Hukum dan peraturan yang berlaku di Indonesia, maupun tingkat lokal yang pada rencana lokasi.

•             Iklim, keadaan tanah

•             Sikap dari masyarakat setempat( adat istiadat)

•             Rencana masa depan perusahaan dalam kaitannya dengan perluasan.

•       Luas Produksi

•       Adalah jumlah produk yang seharusnya diproduksi untuk mencapai keuntungan yang optimal.

•       Pada perusahaan yang menghasilkan berbagai macam produk dan berproduksi untuk pasar penentuan luas produksi sangat penting.

•       Sedangkan untuk perusahaan yang jenis produknya telah terbakukan karena mesin dan peralatan yang telah dimiliki serta berproduksi berdasarkan pesanan, penentuan luas produksi kurang begitu penting.

•       Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penentuan  luas produksi ini adalah :

•       Batasan permintaan yang telah diketahui terlebih dahulu dalam perhitungan market share (pangsa pasar)

•       Tersedianya kapasitas mesin-mesin yang dalam hal ini dibatasi oleh kapasitas teknis atau kapasitas ekonomis.

•       Jumlah dan kemampuan tenaga kerja pengelola proses produksi

•       Kemampuan finansial dan manajemen

•       Kemungkinan adanya perubahan teknologi produksi dimasa yang akan datang.

•       Layout

•       Merupakan keseluruhan proses penentuan bentuk dan penempatan fasilitas-fasilitas yang dimiliki suatu perusahaan.

•       Layout mencakup layout pabrik, layout site (layout lahan dan lokasi proyek)

•       Kriteria yang dapat digunakan untuk layout pabrik :

•       Adanya konsistensi dengan teknologi produksi

•       Adanya arus produk dalam proses yang lancar dari proses satu ke proses yang lain.

•       Penggunaan ruangan yang optimal

•       Terdapat kemungkinan untuk dengan mudah melakukan penyesuaian maupun untuk ekspansi.

•       Meminimisasi biaya produksi dan memberikan jaminan yang cukup untuk keselamatan kerja.

•       Pertimbangan untuk layout site :

•       Diusahakan layout mempunyai arus yang searah atau setidaknya mengurangi arus penyilangan

•       Departemen pembantu, workshop hendaknya disituasikan secara fungsional terhadap bangunan pabrik utama.

•       Pemilihan Jenis Teknologi

•       Ketetapan jenis teknologi yang dipilih dengan bahan mentah yang digunakan

•       Keberhasilan penggunaan jenis teknologi tersebut ditempat lain yang memiliki ciri-ciri yang mendekati dengan lokasi proyek.

•       Kemampuan pengetahuan penduduk (tenaga kerja) setempat dan kemungkinan pengembangannya,juga penggunaan tenaga kerja asing .

•       Pertimbangan kemungkinan adanya teknologi lanjutan sebagai salinan teknologi  yang akan dipilih sebagai  akibat keusangan.